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tags: E-Prüfungen, YAPS

PRÜFUNGSPROZESS

Stand: 13. April 2023

Filter

Durch das An- und Abwählen der Checkboxen können Aufgaben für ganze Rollen oder Institutionen ausgeblendet werden.

Rollen

• [ ]Mitarbeiter Institution Technik MA-T
• [x]Mitarbeiter Institution Orga MA-O
• [ ]AMH Technik AMH-T
• [x]AMH Orga AMH-O
• [x]AMH Workshops AMH-W

Institution

• [x]HAW
• [x]HCU
• [x]TUHH
• [x]UHH
• [x]UKE

Gliederung

• Aufgaben Rollen
  • Mitarbeiter Institution Technik MA-T
  • Mitarbeiter Institution Orga MA-O
  • AMH Technik AMH-T
  • AMH Orga AMH-O
  • AMH Workshops AMH-W
• Personen
• Ablauf
  • PLANUNGSPHASE
  • FEATURE FREEZE
  • VORLESUNGSZEIT ENDE
  • PRÜFUNGSPHASE BEGINN
  • PRÜFUNGSPHASE ENDE

Rollen

Die hier festgelegten Rollen (auch Bezeichnung und Farbe) werden konsistent im gesamten Dokument verwendet.

Technische Betreuung von

- AMH-OS
- YAPS-Browser
- YAPS-Prüfungssystem
- Serverinfrastuktur (Hardware, Supervisor, Ansible)

Beratung

- Hilfestellung bei der Umsetzung von neuen Inhalten in YAPS
- Unterstützung der Technik an den Institutionen

- Kommunikation mit IT- und Medienzentren der eigenen Institution (geeignete/vereinbarte Kommunikationskanäle wählen: z.B. Ticketsystem; schriftlich vorzuziehen, um Nachweisbarkeit sicherzustellen) - insbesondere: Regelmäßiger Austausch, damit die entsprechenden Stellen wissen, was wann passiert
- Auf- und Abbau des Testcenters (technische Aspekte)
- Technische Betreuung während der Prüfung
- Protokollierung der Prüfung; oder Übergabe Formular an Prüfer/Mitarbeiter (Ausfüllen kontrollieren)
- E-Prüfungen FAQ

- "Informations- und Kommunikationszentrum": Hier laufen alle Informationen vom kompletten Prüfungsgeschehen aller Institutionen zusammen; de-facto: Muss alles wissen und jeden MA-O kennen.
- Ansprechperson für Orga/Technik Institution
- Planung von Beratungsgesprächen
- Verwaltung Funktionspostfach e-pruefungen@tuhh.de
- Verwaltung EMail-Liste e-klausur@tuhh.de
- Koordination Transport Testcenter
- Koordination Buchungen bzw. Buchungskalender
- Inventur und Nachbestellung
- Koordinierung der Erstellung und Durchführung von Workshops
- Planung, Koordinierung und Dokumentation aller (Einzel-)Aufgaben (wer, bis wann). Sicherstellen der termingerechten Erledigung.
- Terminplanung/Organisation/Dokumentation (Kurzprotokoll) wöchentliches Jour fixe für E-Assessment (in Prüfungsphasen häufiger)
- Dokumentation: Prüfungsliste, Prüfungsprotokolle, etc.

Transparenz
- Webseite YAPS/AMH mit Informationen/FAQ füllen und darauf verweisen
- öffentlicher Teil der Webseite für alle
- TUHH-interner Teil nur für TUHH
- AMH-interner Teil nur für das AMH-Team: hier Fact-Sheet pflegen, in dem alle relevanten Infos zu wichtigen Themen stehen (z.B. Anzahl nutzbarer Poolräume/Plätze, etc) -> auch als "Übergabedokument" zwischen verschiedenen Personen im AMH Orga Team

Kommunikation
- Mit deutlichem Vorlauf und klar/deutlich
- Technische Zusammenhänge mit AMH Technik klären und danach in - ALLGEMEINVERSTÄNDLICHEN - Worten kommunizieren.
- E-Mails ausschließlich über das Funktionspostfach (e-pruefungen@tuhh.de)
- Ton bei Kommunikation: Umgangssprache vermeiden, Professionalität, Vorlagen verwenden
- schriftliche Kommunikation vorzuziehen, um Nachweisbarkeit sicherzustellen

- Kommunikation mit den Prüfern:innen: Anmeldung von Prüfungen, Bestätigung der Anmeldung, Bekanntgabe der Räume und Daten
- Kommunikation mit der Prüfungsplanung: Pruefungsplanung@tuhh.de
- Planung und Buchung der MINTFIT Hardware in Absprache mit AMH Orga
- Auf- und Abbau des Testcenters
- Lagerung der Hardware
- Koordinierung von Aufbauhelfern
- An- und Abtransport
- Akquise von neuen Prüfungen

- Planung und Durchführung "Tag des offenen Test-Centers"
- YAPS-Workshops
- Elektronisches Prüfen mit YAPS
- Prüfungen erstellen mit dem YAPS-Browser
- Eigene Fragentemplates in YAPS entwerfen
- Unterstützung bei Beratung
- Unterstützung bei der Akquise von Prüfungen
- ggf. Erstellung von Werbematerial

Kommunikation

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Wer spricht mit wem??

* Mit **AMH Orga**:
- Infos über die Bedarfe von Prüfenenden, Interessierten und Prüfungsbüro
* Mit **Prüfenden, Interessenten, ggf. Prüfungsbüro**
- welche Bedarfe gibt es?
- wann findet ein Workshop statt? Terminvereinbarung, ggf. Online-Zugangsdaten
* Mit **AMH-Technik**:
- welche technischen Bedarfe gibt es für die Durchführung eines Workshops?

- Mit **AMH Orga**:

- Über technische Neuigkeiten informieren.
- Rückmeldung wegen der Umsetzbarkeit von E-Prüfungen, die nicht mit YAPS durchgeführt werden.

- Mit **Institution Technik**:

- Über technische Neuigkeiten informieren: Zusätzlich zu den Informationen von der AMH-Orga sollten hier weitere technische Details bereitgestellt werden. Dies kann z.B. über Doku erfolgen ([Doku Mobiles Testcenter](https://git.mintfit.hamburg/Mobiles-Testcenter)).
- Austausch wegen Feedbacks und Protokollen nach den E-Prüfungen: Neue Features, Problemlösung...

- Mit **AMH Workshop**:

- Austausch wegen der Vorbereitungen eines Workshops in technischer Hinsicht.

Personen

Die Aufgaben verteilen sich auf die jeweiligen Personen. Es gilt das vier-Augen-Prinzip.

HAW

• Emira Zorgati (MA-O@HAW)
• Felix Koch (MA-O@HAW)

HCU

• Helena Barbas MA-O @HCU
• Johann Mellin MA-T @HCU

TUHH

• Jorin Dornemann MA-T @TUHH
• Kristof Albrecht MA-O @TUHH

UHH

• Manuel Schnabel MA-O @UHH
• n.n. MA-T @UHH

UKE

• Norwin Kubik MA-O @UKE
• Florian Remus MA-T @UKE

AMH

• Sarah Weiskopf AMH-O MA-O @TUHH
• Svenja Hartmann (als Vertretung Kommunikation) AMH-O
• Sina Meiling/ Estella Francois AMH-W
• Jan Dillenberger AMH-T
• Mohamed Sakhri AMH-T MA-T @TUHH

Todo: graphischen Zeitstrahl vorbereiten, der das besser visualisiert!

Phasen - Übersicht

I. Planungsphase: Terminplanung für kommendes Semester

• Wintersemester: ~01.08.-01.10.
• Sommersemester: ~01.02.-01.04.

II. Vorbereitungsphase: Beratung/Betreuung und msetzung YAPS

• Wintersemester: ~01.11.-01.02.
• Sommersemester: ~01.04.-01.07.

III. Prüfungsphase: Prüfungsdurchführung

• Wintersemester: ~01.02.-01.04.
• Sommersemester: ~01.08.-01.10.

Ablauf

I. PLANUNGSPHASE

Diese Phase ist wesentlich durch die Vorbereitung bzw. Planung der kommenden Prüfungsphase gekennzeichnet und überlappt zeitlich leicht mit der vorhergehenden Prüfungsphase. Die Prüfer:innen definieren in dieser Phase bereits ihre Anforderungen an die Prüfungsumgebung und testen die Prüfungsinhalte agil und kontinuierlich.

1. Anfang Feb.- Ende Feb für SoSe bzw. Anfang Aug.-Ende Aug. für WiSe

Prüfende zur Anmeldung E-Prüfung auffordern per Mail (bekannte Prüfer+Workshop-Teiilnehmer+ professoren@tuhh.de, oberingenieure@tuhh.de und tuwimi@tuhh.de):

Liebe Prüferinnen und Prüfer,
liebe Kolleginnen und Kollegen,
sehr geehrte Damen und Herren,

während an der TUHH noch die aktuelle Prüfungsphase läuft und die ersten E-Klausuren bereits erfolgreich sowie reibungslos mit dem mobilen Testcenter [1] durchgeführt wurden, denken wir bereits an die nächste Prüfungsphase:
Ab sofort startet die Prüfungsanmeldung für elektronische Prüfungen im SoSe/WiSe JJ.

Wenn Sie bereits Erfahrungen mit der Prüfungsdurchführung mit dem mobilen Testcenter gesammelt haben und im kommenden Semester wieder elektronisch prüfen möchten, bitten wir Sie, bis zum TT.MM.JJ folgendes Formular auszufüllen:
https://amh.tuhh.de/pruefungsanmeldung
Darin werden Standarddaten zur Prüfung abgefragt, damit wir den Bedarf an Geräten und Support besser einschätzen können. Wir werden uns dann zeitnah bzgl. aller weiteren Fragen mit Ihnen in Verbindung setzen.

Sie möchten erstmalig eine elektronische Prüfung mit dem mobilen Testcenter durchführen? Das freut uns sehr und wir unterstützen Sie sehr gerne dabei!
Natürlich können Sie in diesem Fall auch das o.a. Formular ausfüllen. Da einige der Fragen aber ggf. für Sie noch nicht intuitiv beantwortbar sind, gehen wir die Fragen auch gerne in Form einer Beratung mit Ihnen durch und notieren die Eckpunkte Ihrer Prüfung selbst. Natürlich besteht auch die Möglichkeit zu einer allgemeinen Beratung zu elektronischen Prüfen, falls Sie bisher eher wenige Berührungspunkte mit diesem Thema hatten.
Melden Sie sich in diesem Fall gerne über e-pruefungen@tuhh.de bei uns - wir freuen uns auf Ihre Nachricht!

Sollten Sie weitere Fragen zu Umsetzungsmöglichkeiten, Ihrer speziellen Prüfung oder anderen Themen im Kontext des elektronischen Prüfens haben, kontaktieren Sie uns auch jederzeit gerne per E-Mail: e-pruefungen@tuhh.de

Leiten Sie diese Information bitte auch an Kolleg*innen weiter, die ebenfalls Interesse an einer E-Prüfung haben könnten.

Wir freuen uns von Ihnen zu hören und vor allem auf eine reibungslose Vorbereitung sowie Durchführung Ihrer elektronischen Prüfung!

Vielen Dank im Voraus und beste Grüße
<Name> & das Team des mobilen Testcenters an der TUHH

[1] https://amh.tuhh.de/e-assessment-elektronisches-pruefen/

 

2. 2 Wochen nach Mail Prüfungsanmeldung/ spätestens Mitte Februar/August

Erinnerungsmail an Prüfer und deren Ansprechpartner.

Sehr geehrte Prüferinnen und Prüfer,

gern möchten wir Sie nochmal auf die Möglichkeit hinweisen, Ihre Prüfung im SoSe/WiSe elektronisch mit dem mobilen Testcenter durchzuführen.
Die Anmeldung hierzu ist noch bis zum TT.MM.JJ möglich. 
Bitte füllen Sie dazu folgendes Formular aus:
https://amh.tuhh.de/pruefungsanmeldung
Darin werden Standarddaten zur Prüfung abgefragt, damit wir den Bedarf an Geräten und Support besser einschätzen können. Wir werden uns dann zeitnah bzgl. aller weiteren Fragen mit Ihnen in Verbindung setzen.

Sie möchten erstmalig eine elektronische Prüfung mit dem mobilen Testcenter durchführen? Das freut uns sehr und wir unterstützen Sie sehr gerne dabei! Melden Sie sich in diesem Fall gerne über e-pruefungen@tuhh.de bei uns und wir vereinbaren einen Beratungstermin.

Sollten Sie weitere Fragen zu Umsetzungsmöglichkeiten, Ihrer speziellen Prüfung oder anderen Themen im Kontext des elektronischen Prüfens haben, kontaktieren Sie uns auch jederzeit gerne per E-Mail: e-pruefungen@tuhh.de.

Vielen Dank im Voraus und beste Grüße

<Name> &  das Team des mobilen Testcenters an der TUHH

 

Anmeldungen durch AMH-T prüfen lassen, ob technisch machbar & dann an jeweiligen MA-O verschicken:

Liebe Kollegen,
anbei findet ihr die Anmeldungen von E-Prüfungen an eurer Institution. Von unserer Seite sind diese technisch auf unseren Geräten machbar, bitte prüft auch eurerseits nochmal die Umsetzbarkeit. Sobald die konkreten Prüfungstermine dann feststehen, tragt ihr diese bitte im Buchungskalender unter https://booking.mintfit.hamburg/ als Terminanfrage für Notebooks oder iPads im Kalender ein. Wir prüfen dann, ob wir die benötigten Geräte zum entsprechenden Zeitraum an eurer Institution zur Verfügung stellen können und geben euch schnellstmöglich eine Rückmeldung.

Viele Grüße

 

entfällt ab 01/23, da in automatisierten Anmeldebestätigung bereits enthalten

~~3.1. Mail Anmeldungsbestätigung an Prüfende:

  
Liebe Prüferinnen und Prüfer,

vielen Dank für Ihre Anmeldung einer elektronischen Prüfung mit dem 
mobilen Testcenter der AMH!

Wir haben Ihre Daten erhalten und diese für die terminliche Steuerung an 
die Prüfungsplanung weitergeleitet. Nach Bekanntgabe der Prüfungstermine 
kommen wir erneut auf Sie zu.
Ebenso prüfen wir aktuell die übermittelten technischen Anforderungen 
und werden uns bzgl. der Machbarkeit der Prüfung bei Ihnen zurückmelden. 
Das gilt vor allem dann, wenn Sie ein von YAPS abweichendes 
Prüfungssystem oder iPads nutzen möchten.

In der Zwischenzeit empfehlen wir Ihnen, sich mit der Vorbereitung und 
Tests Ihrer Prüfung zu beschäftigen.
Falls Sie bereits eine elektronische Prüfung mit unserer Unterstützung 
durchgeführt haben, wissen Sie, was zu tun ist: Einarbeitung in das 
Prüfungssystem, Erstellung von Fragen, Erprobung des Systems, etc.
Für diesen Zweck können Sie (ab April) entweder eines der 
Prüfungs-Notebooks für Tests ausleihen oder das Prüfungssystem als 
bootfähiges Image für Ihren Rechner erhalten. Sprechen Sie uns dafür 
gerne an!

Falls Sie Ihre erste elektronische Prüfung mit dem mobilen Testcenter 
werden angemeldet haben, melden wir uns in Kürze erneut bei Ihnen, um 
alle weiteren Schritte zu besprechen bzw. Fragen zu klären.

Für alle gilt: Wir stehen stehen Ihnen jederzeit gerne bei Fragen zur 
Verfügung! Schreiben Sie uns einfach eine Mail an e-pruefungen@tuhh.de.

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Viele Grüße
NAME & Team der AMH~~

 

Eingang Prüfungsanfrage:

- Anmeldungen in excel Tabelle runterladen: Im Dashboard von AMH-Wordpress (https://amh.tuhh.de/wp-admin) unter Advanced CF7 DB das Formular auswählen und als Tabelle (CSV) herunterladen.Neue, leere Arbeitsmappe bei excel öffnen, auf Registerkarte → Daten klicken und dann → Daten abrufen. → Aus Datei und dann → Aus Text/CSV.→ Importieren →Daten transformieren
- Prüfen, ob alle notwendigen Daten vorliegen
- Falls nicht komplett ausgefüllt: Anfrage bei Prüfer/Ansprechperson mit Bitte zur Vervollständigung. Falls fachlich nicht möglich: Verweis auf Info-Angebote Web/Workshop oder Beratungsangebot (Orga/Technik), falls Fragen fachlich nicht beantwortet werden können
- Daten in excel übertragen: ~~aus booking.mintfit.hamburg, unter Formulare, Prüfungsanfrage, csv Datei herunterladen, in editor öffnen und Komma durch Semikolon ersetzen, speichern und als excel wieder öffnen.~~
- Fakten (Geräte, Anzahl, Kontakt Prüfer/Ansprechpartner, Kurzbeschreibung Setting, Link zu Fragebogen Prüfungsanmeldung, etc. - alle Infos, die übersandt wurden) manuell in den Prüfungskalender in das Kommentarfeld kopieren
- Nachricht an AMH Technik, wenn Anforderungen über Standard hinaus gehen oder Support angefordert wurde (z.B. bei Prüfenden, die zum ersten mal dabei sind)

- Falls es sich bei der Anmeldung, um eine Erst-Prüfung handelt, noch eine weitere Nachricht an die entsprechenden Personen schicken und auf Videos hinweisen bzw. eine Beratung anbieten

II. VORBEREITUNGSPHASE

4. Ende Februar/Anfang März(für SoSe) bzw. Ende August/Anfang September (für WiSe)

--- **TUHH** ---
Kommunikation mit Prüfungsplanung (Pruefungsplanung@tuhh.de):
* Weitergabe Anmeldungen für E-Prüfungen (Prüfung, Prüfer, ggf. Wünsche bei Prüfungstagen)
Die Prüfungsplanung kümmert sich dann um das Festlegen der Termine und das Buchen der Prüfungsräume.
* Hinweise:
- Bei Rückmeldung des Prüfungszeitraum von Prüfungsplanung darauf achten, dass möglichst ein durchgängiger Zeitraum inkl. Wochenende für uns geblockt ist, vor 1. und nach letzter Prüfung 2 Tage Puffer (für Aufbau und Testtag/ Updates und Abbau)und ggf. bei Fr. Müller nochmal nachfordern.

5. Mitte April/Anfang Mai (für SoSe) bzw. Anfang Dezember (für das WiSe)

Bekanntgabe Prüfungstermine durch Prüfungsplanung der TU.

Aktualisierung des MINTFIT-Buchungskalenders und der Gesamtübersicht in der MINTFIT-Cloud.

Liebe Prüferinnen und Prüfer,

mittlerweile wurden die Prüfungstermine für das XXsemester durch die Prüfungsplanung der TUHH offiziell bekannt gegeben, so dass nun auch der Zeitraum für die elektronischen Prüfungen feststeht: xx-xx

Nach Auslaufen der Corona-Regularien können wir nach derzeitigem Stand 
alle 100 Prüfungs-Notebooks in Raum D2.022 aufbauen und müssen diese 
nicht (wie in den vergangenen Semestern) auf drei Räume aufteilen. Das 
vereinfacht die Planung und Durchführung der Prüfungen.
Aber: Die Lage kann sich auch schnell wieder ändern und wir sollten 
darauf vorbereitet sein.

Aktuell sollen die elektronischen Prüfungen inhaltlich durch Sie 
vorbereitet werden. Mit einigen von Ihnen waren oder sind wir diesbzgl. 
bereits in Kontakt und konnten bei der Umsetzung Ihrer Prüfung (für YAPS 
oder andere Systeme) erste Hilfestellungen geben.
Bitte beachten Sie, dass wir technischen Support für die Vorbereitung 
Ihrer Prüfung in YAPS personell nur bis XXX Wochen vor dem Beginn der 
Prüfungsphase anbieten können. Das sind jetzt noch XXX Tagen.
Sollten Sie also noch Fragen haben oder Unterstützung benötigen, 
sprechen Sie uns bitte jetzt an, damit wir gemeinsam und mit ausreichend 
Vorlauf an einer Lösung arbeiten können.

Für alle, die schon etwas weiter sind und Ihre Prüfung gerne einmal 
erproben möchten, bieten wir an, entweder eines der Prüfungs-Notebooks 
auszuleihen oder das Prüfungssystem als bootfähiges Image für Ihren 
Rechner zu erhalten. Sprechen Sie uns gerne an und wir erörtern mit 
Ihnen, welches die beste Lösung ist.

Einige Prüfer:innen nutzen in diesem Semester auch die Chance, 
elektronisches Prüfen in Form eines Midterms auszuprobieren. Jeder, der 
das mobile Testcenter gerne einmal in Aktion sehen möchte, ist daher 
herzlich eingeladen, am XX gegen XX Uhr in Raum D2.022 
vorbeizukommen und uns beim Aufbau von 100 Laptops über die Schulter zu 
schauen. Es besteht in begrenzten Rahmen auch die Möglichkeit zum 
Beantworten von Fragen. Sollte Sie eine Demo ode
bieten sich dafür unsere Workshops an.r ähnliches wünschen, 

Für alle gilt: Wir stehen stehen Ihnen jederzeit gerne bei Fragen zur 
Verfügung! Schreiben Sie uns einfach eine Mail an e-pruefungen@tuhh.de.

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

Viele Grüße
NAME & Team der AMH

6. Mai/Juni bzw. November/Dezember

Die Prüfungswochen und den Testtag aus (5) sowie Anlieferungs- (vor Testtag) und Abholungstermin (nach letzter Prüfungswoche) für Server und Clients in den MINTFIT-Buchungskalender eintragen (https://booking.mintfit.hamburg) und Daten aus (2) samt einer Gesamtübersicht in die MINTFIT-Cloud übertragen (https://cloud.mintfit.hamburg). Rückmeldung von MINTFIT, ob die Prüfungen zu diesen Terminen möglich sind. Wenn nicht zurück zu Punkt (4).

7. Juni/Dezember

Anhand der Prüfungstermine die Aufbau- und Abbautage planen und, wenn nötig, Personal dafür organisieren (bei 3 Prüfungsräumen: ca. 6 Hilfskräfte à 4-5 Stunden für Aufbau und 3-4 Stunden für Abbau).

8. Juli bzw. Januar ???

Termin für Testtag an Prüfer und deren Ansprechpartner per Mail weitergeben.

Achtung: Die Prüfer die Uhrzeiten der Prüfungen mit Prüfungsplanung klären lassen, das es im SoSe22 zu einer Überschneidung kam.

Liebe Prüferinnen und Prüfer,
in der kommenden Prüfungsphase sind folgende Räume für E-Prüfungen vorgesehen:D2.022 (50 Plätze), D1.023 (20) und H0.09 (30).

Bitte lassen Sie uns zeitnah wissen in welchen Räumen Sie, zu welchen Uhrzeiten, mit wievielen Studierenden prüfen möchten.

Wir werden, wie in den vergangenen Semestern auch, wieder Transponder beim Pförtner zum selbständigen Öffnen und Schließen der
Prüfungsräume hinterlegen lassen.

Wenn Sie zusätzlich die Poolräume für Ihre Prüfung nutzen möchten, denken Sie bitte daran sich rechtzeitig mit dem Rechenzentrum für die
Raumbuchung in Verbindung zu setzen.

Für alle, die gern Ihre Prüfung einmal erproben möchten, bieten wir an, entweder das Prüfungssystem als bootfähiges Image für Ihren
Rechner zu erhalten oder bis zum xx.xx.xx eines der Prüfungs-Notebooks auszuleihen. Die Ausleihe ist an folgenden Tagen zwischen 10-11 Uhr
in Raum [K1.519] möglich: xx.xx.xx und xx.xx.xx. Bitte lassen Sie uns im Vorfeld wissen, an welchem der Tage Sie von der Möglichkeit
Gebrauch machen möchten. Späteste Rückgabe der Rechner ist bis zum xx.xx.xx.

Sollten Sie noch Fragen oder weiteren Unterstützungsbedarf haben: Wir stehen stehen Ihnen jederzeit gern zur Verfügung! Schreiben Sie uns
einfach eine Mail an e-pruefungen@tuhh.de.

Wir freuen uns, von Ihnen zu hören!

9. Juli/Januar

Rechenzentrum über Prüfungstermine und Testtag benachrichtigen, damit der Zugang zum entsprechenden Netzwerk von den Prüfungsräumen aus freigeschaltet werden kann.

--- **TUHH** ---
Mail an servicedesk@tuhh.de und im CC an schultz@tuhh.de (Windows-Pool-Admin) und an xxx@tuhh.de (Linux-Pool-Admin).

Sehr geehrte Damen und Herren,

in der folgenden Prüfungsphase werden erneut digitale Prüfungen an der TUHH durchgeführt. Dazu bauen wir am <datum> in den Räumen <räume> insgesammt <anzahl> Laptops auf. Während der Prüfungsphase werden die Laptops über Kabel im Netzwerk VPN/WEB betrieben und nutzen den Server yaps.amh.tuhh.de als Proxy-Server.

Einige Prüfungen nutzen auch die Computer der Windows- und Linux-Pools in den Gebäuden E und L.

Mit besten Grüßen
...

--- **HCU** ---
TBD soon

(10. Alle Geräte werden von MINTFIT nach den Vorgaben aus (2) eingerichtet und an die TUHH geliefert. )

11. Januar/Juli

Transponder zum Öffnen und Schließen der Prüfungsräume über Thomas Vorberg, cc Hr. Bergunde besorgen.
Darauf hinweisen, dass während der E-prüfungsperiode die genutzen Räume verschlossen bleiben müssen.

Bei Problemen mit der Ausgabe an die Prüfer kann Hr. Bergunde unter 0172 7054586 angerufen werden.

Transport für die Laptops organisieren bei inline Kurier

 

11. Anfang Februar/August

Letzte Info Mail an Prüfer:innen:

Liebe Prüferinnen und Prüfer,

anbei finden Sie wichtige organisatorische Hinweise zur Durchführung Ihrer Prüfung, sowie ein Technik-FAQ, falls es zu Schwierigkeiten
während der Prüfung kommen sollte.
Bitte lesen Sie sich die beiden Dokumente aufmerksam durch.
Bei Fragen können Sie uns jederzeit gern kontaktieren.
Bitte lassen Sie uns auch noch die Uhrzeiten und Räume Ihrer Prüfung wissen, sollten Sie dies noch nicht getan haben.
Viel Erfolg bei der Prüfungsdurchführung und beste Grüße

Name & das Team des mobilen Testcenters an der TUHH

 

FEATURE FREEZE

An dem IT-System werden nur noch notwendige Änderungen vorgenommen. Die Prüfer:innen können somit ab diesem Zeitpunkt verbindliche Tests gegen das System bzw. gegen AMH-OS durchführen.

Vergabe einer neuen Versionsnummer. Ab jetzt werden neue Versionen eindeutig iterriert bis zum Ende der Prüfungsphase.

VORLESUNGSZEIT ENDE

III. PRÜFUNGSPHASE

PRÜFUNGSPHASE BEGINN

**Testtag**
mit den Prüfern bzw. Ansprechpartnern mit ein paar Clients (~10) durchführen.

**E-Prüfungen FAQ**

- In einem ZOOM-Meeting mit den Prüfern auf technische Neuigkeiten eingehen. Rückfragen beantworten.

- Merkblatt zum technischen Support aktualisieren: Feedbacks und Protokolle aus der letzten Prüfungsphase berücksichtigen. Bei Unklarheiten bezüglich der Technik kann AMH-T unterstützen.

**PC-Pools**

- YAPS auf den Rechnern in den Windows- und Linux-Pools testen:
1. Anmeldung mit dem Benutzerkonto c000yaps.
2. YAPS-Hub (Blaue Seite) wir angezeigt.
3. Eine beliebige YAPS-Prüfung kann gestartet werden.

AMH-T kann im Vorfeld des Tests und bei auftretenden Problemen unterstützen.

Aufbau des Testcenters (Verbrauch von Gaffer Tape im Auge behalten und rechtzeitig nachbestellen).

- Die Zuordnung der AMH-Laptops zu den Prüfungsräumen überprüfen und bei Bedarf aktualisieren.
- (Remote) Begleitung der Prüfung und Dokumentation im technischen Prüfungsprotokoll von MINTFIT. Auftretende Probleme dokumentieren. Die Betreuung erfolgt in mehreren Schritten, die im Folgenden näher beschrieben werden:

- Eine Woche vor jeder Prüfung
- Ein Tag vor jeder Prüfung
- Am Tag der Prüfung:
- Vor der Prüfung
- Nach der Prüfung

Tag des offenen Test-Centers

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EINE WOCHE VOR JEDER PRÜFUNG

(Langfristig von MA-T zu übernehmen)

- Mail an den Ansprechpersonen, um ein Meeting (spätestens) am Vortag der Prüfung anzubieten und bei Bedarf dafür einen Termin vereinbaren. Ziel des Meeting ist es, die finale Version der Prüfung zusammen durchzugehen und einen Button für die Prüfung anzulegen.

EIN TAG VOR JEDER PRÜFUNG

(Langfristig von MA-T zu übernehmen)

- Beim vereinbarten Meeting folgendes klären:
1. **Klausureinstellungen in exam-config.json durchgehen:** Insbesondere sind die Einstellungen zum Ablauf der Prüfung (process) wichtig.

2. **Aufgaben**: Sind alle Aufgaben getestet worden?

3. **Tags**:

- ist der finale Tag erstellt worden?
- evtl. Tags löschen, die nicht mehr gebraucht werden.

4. **Klausur ausrollen**:

- ist die Klausur mit dem finalen Tag ausgerollt worden?
- evtl. alte Umgebungen löschen

5. **Admin-Panel** (In Details nur für Erstprüfer und auf die Erklärvideos hinweisen):
- Zugriff testen
- Aufsichtspersonen hinzufügen (Zwecks Support auch c000exam)
- Die Teilnehmerliste hinzufügen. Die Teilnehmerliste muss genau wie in der Anleitung beschrieben aus TUNE exportiert werden. Es können mehrere Listen hinzugefügt werden. Bei Erfolg wird jeweils die Anzahl der Teilnehmer angezeigt.
- Bonuspunkte: Die Tabellen sind genau wie in der Anleitung zu erstellen. Eine Vorlage bzw. Beispiel kann vorbereitet und gezeigt werden.
- Bewertung: Wie die Bewertung erfolgt und wie die Berichte aussehen. Hier kann auch ein Dummy-Beispiel gezeigt werden.
- Archivierung: Ein Ordner mit dem Inhalt des ZIP-Archives als Beispiel zeigen.
- Berichte per E-Mail an die Studierende schicken, komplett oder nur das Deckblatt.

6. **Button**: Button für den finalen Tag anlegen. Darauf hinweisen, dass der Button automatisch gelöscht wird, sollte der finale Tag gelöscht (und neu erstellt) werden. In dem Fall muss dies dem Support mitgeteilt werden, um das Button wieder anzulegen.

7. **Tech-Merkblatt**: Hinweis auf das Merkblatt [Tech Support_Hinweise-und-FAQ](https://cloud.mintfit.hamburg/apps/files/?dir=/YAPS/Material&fileid=55315) und Cloud-Link zum Herunterladen zuschicken.

8. **Mehrere Durchgänge**: Fragen, ob nach jedem Durchgang das Technik-Team tätig werden soll: Sitzung oder Rechnern neustarten?

9. **Telefonnummern**:
- Falls noch nicht vorhanden, nach Telefonnummern der Ansprechperson fragen bzw. ob Anrufe an die Büronummer umgeleitet werden.
- Fragen, ob ein Anruf eine halbe Stunde vor Prüfungsbeginn gewünscht ist.
- Support während der Prüfung: -4959.

10. **Offene Fragen?**

- Sollte kein Meeting stattfinden (kein Bedarf oder keine YAPS-Prüfung), eine Mail an den Ansprechpersonen zuschicken:

Hallo Herr/Frau [Name],

für die morgige Klausur "[Klausurname]" stehe ich als Ansprechpartner für den technischen Support zur Verfügung. Während der Klausur bin ich unter 040 42878 - 4959 zu erreichen.

Könnten Sie mir bitte Ihre Telefonnummer mitteilen, damit ich Sie bei Bedarf erreichen kann? Normalerweise rufen wir als Support-Team eine halbe Stunde vor Prüfungsbeginn an, um sicherzustellen, dass in den Prüfungsräumen alles startklar ist.

Ich freue mich auf Ihre Rückmeldung.

Vielen Dank und beste Grüße
[Name der Supportperson]

VOR JEDER PRÜFUNG

1. Sicherstellen, dass die Support-Telefonnummer richtig umgestellt ist
- TUHH: Im Home-Office Umleitung auf eigene Nummer unter: https://tele.tuhh.de.

2. Die Ressourcen aufm YAPS-Server prüfen
3. Bei Bedarf die AMH-Laptops neu starten
4. 30 min vorher beim Prüfer anrufen.

NACH JEDER PRÜFUNG

- Nachbesprechung: Bei mehreren Durchgängen nach dem letzten Durchgang des Tages, sofern nicht anders gewünscht.
- Laptops Reset (bei Bedarf; sicherer Logout)

- Prüfende persönlich Fragen, wie es geklappt hat.
- Umfrage: Feedback, Wünsche und Anregungen für Erweiterungen.

PRÜFUNGSPHASE ENDE

- Update AMH-OS
- Umsetzung von Lösungen für technische Probleme, wenn diese bereits vorhanden sind.

Abbau des Testcenters. Falls es mehrere zeitlich getrennte Prüfungsblöcke gibt, zurück zu Punkt (13).

Feedbackprotokolle (https://amh.tuhh.de/feedbackformular/)bei den Prüfern abfragen und in cloud hinterlegen.

Geräte gehen zurück an Lagerort von MINTFIT.

**Dokumentation**
- Einholen aller Prüfungsprotokolle und Ablage
- Sichtung der Prüfungsprotokolle und Weiterleiten von technischen Anfragen an AMH Technik
- Pflege Prüfungsliste